• STRANGE Consult

Konzeptionelle Digitalisierungsberatung für den Gesamtprozess „Hundesteuer“

Herausforderung des Kunden

  • Umfangreiche Analyse des Ist-Zustandes und Bewertung hinsichtlich digitaler Umsetzung und Implementierung mit den Fachbereichen

  • End-to-End-Erfassung

  • Optimierung und Automatisierung der Prozesse der Hundesteuer (Kassen- und Steueramt, Ordnungsamt) vom Antrag bis zur Archivierung (Sachbearbeiter-Umgebung)

  • Elektronische und transparente Registerführung

  • Beratung der Fachbereiche hinsichtlich effizienterer Arbeitsabläufe

  • Koordinierung von Schnittstellen

  • Berücksichtigung der Barrierefreiheit

  • Sensibilisierung der Fachämter hinsichtlich Digitalisierungsrelevanz der Prozesse

  • Generierung und Gewinnung weiterer Digitalisierungsprozesse

STRANGE Vorgehen

  • Anhand regelmäßiger Identifikation und Strukturierung der Fachanforderungen der Fachämter (Kick-off-Termine, Projektleiter-JourFixes und Prozessmeetings mit den Fachämtern Kassen- und Steueramt und Ordnungsamt) werden die gesamten Prozesse akribisch analysiert

  • Erarbeitung Ist-Soll-Prozessabbildung in Form von Prozess-Roadmaps und User-Stories in Prozessworkshops

  • Design und Abbildung Workflows der Hundesteuer in civento (BPMN)

  • Lieferung an die Fachämter im agilen Sprintverfahren zur Kontrolle und Sichtung, indem Test-Links zu den jeweiligen Antragsportalen versendet werden, damit die Fachämter die einzelnen Prozesse und implementierten Use-Cases von Anfang bis Ende testen können

  • Änderungswünsche und Optimierungen sowie Empfehlungen seitens des Prozessdesigners werden in gemeinsamen Kreisen besprochen und genau dokumentiert

  • Die Softwareanforderungen fallen in den Product-Backlog und werden im nächsten Sprint umgesetzt

  • Wichtige fachliche und technische (notwendige) Schnittstellen werden ermittelt (z.B. Schnittstelle zum Ordnungsamt bei Anmeldung eines gefährlichen Hundes; Schnittstelle zur kommunalen Finanzsoftware NSK/N7 – New System Kommunal - zur Prüfung auf Duplikate oder Datenübertragung aus der civento-Datenbank nach NSK via Bachtches)

  • Ämter werden durchgehend mit dem Tool civento vertraut gemacht und hinsichtlich Optimierungen im Prozessablauf der internen Bearbeitung ziel- und lösungsorientiert beraten, der Mehrwert aufgezeigt und Optimierungen identifiziert sowie Empfehlungen ausgesprochen

  • Projektplan wird erstellt und gepflegt

  • Change Management im Sinne der Etablierung einer unternehmensweiten Prozess-und Digitalisierungskultur

Kernergebnisse

  • Vollständige, optimierte und effiziente Prozesse für Bürger und Sachbearbeitung

  • Medienbruchfreie und barrierefreie Prozesse

  • Fehlerfreie und sichere, sowie vollständige Datenübertragung zwischen den Systemen

  • Funktionierendes Schnittstellenmanagement

Mehrwert durch STRANGE

  • ganzheitliche Analyse der Prozesse inkl. technischem Design und dessen Umsetzung

  • transparente und konstruktive Abnahme der technischen Umsetzung mit den entsprechenden Fachanwendern für ein gutes Erwartungs- und Akzeptanzmanagement

  • kontinuierliche Weiterentwicklung der Optimierungspotenziale

#oeffentlichersektor #public #digitalisierung #prozessdigitalisierung #medienbruchfrei

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