Herausforderung des Kunden
Umfangreiche Analyse des Ist-Zustandes und Bewertung hinsichtlich digitaler Umsetzung und Implementierung mit den Fachbereichen
End-to-End-Erfassung
Optimierung und Automatisierung der Prozesse der Hundesteuer (Kassen- und Steueramt, Ordnungsamt) vom Antrag bis zur Archivierung (Sachbearbeiter-Umgebung)
Elektronische und transparente Registerführung
Beratung der Fachbereiche hinsichtlich effizienterer Arbeitsabläufe
Koordinierung von Schnittstellen
Berücksichtigung der Barrierefreiheit
Sensibilisierung der Fachämter hinsichtlich Digitalisierungsrelevanz der Prozesse
Generierung und Gewinnung weiterer Digitalisierungsprozesse
STRANGE Vorgehen
Anhand regelmäßiger Identifikation und Strukturierung der Fachanforderungen der Fachämter (Kick-off-Termine, Projektleiter-JourFixes und Prozessmeetings mit den Fachämtern Kassen- und Steueramt und Ordnungsamt) werden die gesamten Prozesse akribisch analysiert
Erarbeitung Ist-Soll-Prozessabbildung in Form von Prozess-Roadmaps und User-Stories in Prozessworkshops
Design und Abbildung Workflows der Hundesteuer in civento (BPMN)
Lieferung an die Fachämter im agilen Sprintverfahren zur Kontrolle und Sichtung, indem Test-Links zu den jeweiligen Antragsportalen versendet werden, damit die Fachämter die einzelnen Prozesse und implementierten Use-Cases von Anfang bis Ende testen können
Änderungswünsche und Optimierungen sowie Empfehlungen seitens des Prozessdesigners werden in gemeinsamen Kreisen besprochen und genau dokumentiert
Die Softwareanforderungen fallen in den Product-Backlog und werden im nächsten Sprint umgesetzt
Wichtige fachliche und technische (notwendige) Schnittstellen werden ermittelt (z.B. Schnittstelle zum Ordnungsamt bei Anmeldung eines gefährlichen Hundes; Schnittstelle zur kommunalen Finanzsoftware NSK/N7 – New System Kommunal - zur Prüfung auf Duplikate oder Datenübertragung aus der civento-Datenbank nach NSK via Bachtches)
Ämter werden durchgehend mit dem Tool civento vertraut gemacht und hinsichtlich Optimierungen im Prozessablauf der internen Bearbeitung ziel- und lösungsorientiert beraten, der Mehrwert aufgezeigt und Optimierungen identifiziert sowie Empfehlungen ausgesprochen
Projektplan wird erstellt und gepflegt
Change Management im Sinne der Etablierung einer unternehmensweiten Prozess-und Digitalisierungskultur
Kernergebnisse
Vollständige, optimierte und effiziente Prozesse für Bürger und Sachbearbeitung
Medienbruchfreie und barrierefreie Prozesse
Fehlerfreie und sichere, sowie vollständige Datenübertragung zwischen den Systemen
Funktionierendes Schnittstellenmanagement
Mehrwert durch STRANGE
Ganzheitliche Analyse der Prozesse inkl. technischem Design und dessen Umsetzung
Transparente und konstruktive Abnahme der technischen Umsetzung mit den entsprechenden Fachanwendern für ein gutes Erwartungs- und Akzeptanzmanagement
Kontinuierliche Weiterentwicklung der Optimierungspotenziale
Comments