Vanguard zur digitalen Prozesstransformation

Die wesentlichen Treiber zur erfolgreichen Digitalisierungsstrategie.

„Alles was digi-talisierbar ist, wird digitalisiert werden“, so Angela Merkel, Bundeskanzlerin der Bundes-republik Deutschland. Die meisten Unternehmen weltweit beschäftigen sich bereits seit eini-gen Jahren mit dem Thema übergreifender Prozessdigitalisierung.

Denn die Chancen, durch digitale Prozesse effektiver und nachfrageorientierter zu produ-zieren, sind immens. Die Herangehensweisen sind hierbei vielfältig und individuell.

Es gilt den Herausforderungen einer solch weitreichenden Transformation mit strate­gischer Innovationskraft zu begegnen: Iso­lierte Maßnahmen werden weitestgehend wirkungslos bleiben – es geht um ein ganzheitliches Umdenken! Ziel muss eine organisationsweite, nachfrageorientiert ausgerichtete, digitale Transformation sein, um den zukünftigen Kunden-anforde­rungen gerecht werden zu können.

Digitalisierungsdruck nimmt zu

Die zunehmende technologische Vernet­zung aller Lebensbereiche verändert die Art, wie Kunden sich informieren, kom­munizieren und konsumieren. Aufgrund des sich wandelnden Verbraucherverhal­tens, disruptiven Technologien sowie in­novativen Konkurrenzprodukten, befin­den sich Unternehmen in einem Wett­bewerbsumfeld, welches einer hohen Dynamik unterliegt.

Diese Treiber der Innovation und Verän­derung haben Einfluss auf den Menschen und auf Geschäftsmodelle: Getrieben durch Automation und Digitalisierung ent­stehen zunehmend Abhängigkeiten von digitalen Infrastrukturen, die pragmatische Lösungen mit neuen Technologien und Modellen fordern. Alle Säulen sind vom digitalen Wandel betroffen! Um wettbe­werbsfähig zu bleiben, sind Unternehmen dazu gezwungen, sich an die Dynamik des vorherrschenden Marktes anzupassen. Hierfür ist es notwendig, eine innovative Trans-formationsorganisation zu schaffen, die Digitalisierungsprojekte in einer Kom­bination aus agiler, kreativer Methodik und informationstechnischer Fach-­ /Spezi­alisten­ - Kompetenz in Einklang mit regula­torischen Anforderungen realisiert.

Nur durch eine erfolgreiche digitale Stra­tegieentwicklung schaffen es Unterneh­men, im Branchenvergleich handlungsf­ähig zu sein und diese Transformation zu bewältigen.

Die Pfeiler der digitalen Transformation

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation liegt in einer stra­tegischen Neuausrichtung des Unterneh­mens: Die Kundenanforderungen rücken in den Fokus der Produkt­- und Prozess­innovation und sind die wesentlichen Trei­ber für die zukünftige Wettbewerbsfähig­keit. Die folgende Guideline beschreibt einen effizienten Weg zur Digita-lisierung von Geschäftsprozessen, um den Kunden­ nutzen im Sinne der Innovation, Individu­alisierung und Usability zu erhöhen.

1. Statusbestimmung und Reifegrad Um die Ansatzpunkte für die digitale Transformation zu identifizieren, muss zunächst analysiert werden, in welchen Bereichen des Unternehmens digitale Awareness bereits vorgedrungen ist oder ein starker Kundenbedarf hinsichtlich in­ novativer Produkte und Prozesse besteht. Eine Reifegradanalyse entlang der treiben­ den Parameter einer IT kann dabei ein Instrument zur Bestimmung und Einwer­tung von Brennpunkten innerhalb des Unternehmens sein.

Die Analyse dieser Säulen ist die Basis für die digitale Strategieentwicklung. Darauf aufbau-end können alle Bereiche im Change berücksichtigt und entsprechend priorisiert in der Transformation gemanagt werden.

2. Digital Business Modelling Es gibt verschiedene Ansatzpunkte digita­ler Transformation: Liegt der Fokus auf der Prozessinnovation, spielt oftmals die Parallelisierung der agilen und der klassi­schen Ent-wicklungswelt eine tragende Rolle; ist die Unternehmenskultur die wesentliche Barriere für Change, gilt es zunächst Menschen und Kultur zu be­trachten; sind die infrastrukturellen und technischen Voraussetzungen nicht ge­geben, liegt hierin ein priorisierter Handlungsbedarf; stehen digitale Kunden­anforderungen im Vordergrund, müssen Produkte, Services und Kundeninterakti­onsprozesse Schwerpunkt der digitalen Strategieentwicklung sein.

Digital Business Modelling lässt sich in drei übergreifenden Schritten definieren. Die unter-schiedlichen Ausgangslagen müssen identifiziert (discover) und mit priorisierten Ansatz-punkten festgehalten werden. Je nach Innovationsbereich müs­sen nun nach Best Practice Frameworks Zielszenarien modelliert werden (design). Das priorisierte Zielbild muss geprüft, abgestimmt und von wesentlichen Stake­holdern abgenommen werden (approve).

Im Rahmen des Zielbilddesigns entsteht ein Target Operating Model, das die we­sentlichen Elemente und Schnittpunkte der untersuchten Unternehmensbereiche betrachtet. Hieraus lassen sich die rele­vanten Handlungsfelder in eine Trans­formations - Roadmap ableiten. Ein-her­gehend sind weitere Parameter und Rah­menbedingungen wie Risiken, Verant­wortlichkeiten und Kosten festzuhalten. Die Ausarbeitung eines digitalen Ziel­bildes bis hin zur Umsetzung wird im Folgenden anhand einer kundenzentrier­ten Prozess­ & Organi-sationsdigitalisie­rung im Rahmen der digitalen Transfor­mation beschrieben.

3. Prozessvisualisierung Die erfolgreiche Prozess­- & Organisati­onsdigitalisierung ist ein wichtiger Be­standteil der digitalen Transformation, da sie die Grundlage zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bildet und zu ei­ner besseren Wettbewerbsposition z. B. durch eine sinkende Kostenstruktur führt, sowie zu einer höheren Kundenzufrieden­heit beiträgt.

Bei der Prozessdigitalisierung werden analoge Prozesse der bestehenden Unternehmens - ­Wertschöpfungskette detailliert beschrieben und durch den Einsatz von Business­ - Process - Management­ - Tools in einer „formalen Sprache“ visuell darge­stellt und dokumentiert. Der bestehende analoge Prozess wird somit digital trans­formiert. Die Prozessvisualisierung im ersten Schritt trägt dazu bei, die Transpa­renz der Prozesse zu erhöhen und Standar­disierungspotenziale zu identifizieren. Die bestehenden Prozesse lassen sich einheit­lich erfassen und dokumentieren, um im nächsten Schritt hinsichtlich ihres Digitalisierungs-potenzials analysiert zu werden.

4. Prozessanalyse Die Prozessanalyse ist die Basis zur Er­langung effizienter Arbeitsabläufe und zur Steigerung der Organisationsperfor­mance, denn durch sie wird Verständnis für den Prozess geschaffen, Schwachstel­len werden offengelegt und Verbesse­rungspotenziale aufgezeigt.

Während der Prozessanalyse findet eine systematische Untersuchung von Prozessen durch eine Zerlegung des Prozesses in seine Einzel­teile statt. Einzelne Aktivitäten und Ereignisse werden somit aufgezeigt und können nach Leistungsmerkmalen wie z. B. notwendige Res-sourcen, Dauer der Teilaktivität oder entstehende Kosten analysiert werden.

Abschließend kann aufgrund der Analyse ein aktiver Eingriff in die Prozesse vorgenommen und diese hierdurch verbessert werden. Die Prozessoptimierung dient vor allem dazu, eine nachhaltige Verbes­serung der Organisationsperformance zu erreichen und die Kundenan-forderungen in bestmöglicher Qualität zu bedienen. 5. Prozessoptimierung Mit schlanken Prozessen steht und fällt die effiziente Überführung dieser in eine digi­tale Umwelt und somit der Unternehmens­ erfolg! Die im Rahmen der Analyse identi­fizierten Handlungs- und Optimierungsbe­darfe werden in die Geschäftsorganisation in Form eines Prozess – Workflows imple­mentiert. Bei der Einführung der Work­flows wird ein iteratives Vorgehen ge­wählt, sodass eine Parallelisierung – gleichzeitige Nutzung von vorhandenen manuellen Prozessen mit neuen digitalen Prozessen – unterstützt wird. Hierdurch ist es möglich, Komponenten einzeln in ver­schiedenen Organisationsbereichen bereit­zustellen und umzusetzen. Erfahrungen bei der Anwendung können somit frühzei­tig gesammelt und die Gefahr eines Schei­terns der Transformation gesenkt werden.

Die automatische Abfolge dieses Prozes­ses findet nun als fester Bestandteil der Geschäfts-organisation statt. Wesentlicher Erfolgsfaktor dieser Veränderung ist die Integration aller Faktoren eines Unterneh­mens. Hierzu zählt die Begleitung des kulturellen Wandels für die betroffenen Mitarbeiter und Kunden durch eine im Vorfeld transparent gemachte Realisie­rung des Changes und das Aufzeigen der Auswirkungen der für den Mitarbeiter/ Kunden anstehenden Veränderungen. Zu­sätzliche Schulungen von Anwendergrup­pen, Teams und Key Usern erhöhen die Akzeptanz und die Annahme dieser digi­talen Transformation. Ohne die menschli­che Komponente wird sich der erwartete geschäftliche Nutzen nicht einstellen.

Zusätzlich festgelegte KPIs ermöglichen eine Überwachung der Performance. Durch regel-mäßig ausgeführte Wieder­holungsschleifen (Regelkreise) können die Prozesse kontinu-ierlich analysiert, optimiert und an die sich ändernden Kun­denanforderungen angepasst werden.

6. Automatisierung und KVP digitaler Prozesse Innovative Technologiekonzepte, wie z. B. die Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz in Zusammenhang mit Big Data, bieten nicht nur die Mög­lichkeit der automatisier-ten Bearbeitung von strukturierten Organisationsprozes­sen, sondern sind selbst in der Lage zu lernen, mit neu eingehenden Informatio­nen/unbekannten Daten umzugehen und Aufga-ben durch menschenähnliches Denken zu erfüllen.

Continuous Service Improvement und KPI­ - Tracking können zu einer laufenden Prozessop-timierung führen. Dies bedeu­tet auch, dass in einem iterativen Prozess schrittweise alle Un-ternehmensprozesse digitalisiert werden. Die Rollen und Funktionen des Unternehmens (Aufbau­organisation) sind hierbei laufend auf die innovative Prozesslandkarte mit neuen digitalen Workflows (Ablauforganisati­on) zu mappen. Besonders effizient kann es hierbei sein, agile Ansätze zur kontinu­ierlichen Optimierung zu etablieren.

Exzellente Digitalisierung durch strategische Transformation

Die digitale Transformation ist für Unter­nehmen ein Paradigmenwechsel, der sie vor neue Herausforderungen stellt, auf die sie reagieren müssen. Die stetige Wei­terentwicklung digitaler Technologien und die damit verbundene Möglichkeit der Vernetzung sämtlicher Pro-zesse einer Organisation bietet die Chance, diese grundlegend zu verbessern und hin zu ei-­ ner hocheffizienten Wertschöpfung zu transformieren. Eine nachfrageorientiert ausgerichtete digitale Transformation führt zur Anpassung des Unternehmens an die digitalen Kunden-bedürfnisse und zur Realisierung dieser.

STRANGE Consult GmbH

Interdisziplinäre Kompetenzträger der STRANGE Consult GmbH entwickeln auf der Grund-lage erfolgreich durchgeführter Projekte entlang des STRANGE - Transformationsmodells ein individuell zugeschnittenes Konzept zur ganzheitlichen Transformation im Rahmen einer effizienten Digitalisierungsstrategie. Für die erfolgreiche Projektdurchführung ist hierzu nicht nur die Nutzung neuer agiler Formate von Bedeutung, sondern auch das Einbringen von alt-bewährten Strukturen und Verfahren im Rahmen einer kundenzentrierten Unternehmung!

Quelle (alle): STRANGE Consult GmbH